El diseño organizacional
consiste en definir las áreas y los niveles que deberán componer la organización,
las interacciones de los mismos, sus diferentes componentes, así como la manera
en que se establecerán los roles y puestos en general, así como también las
formas en las que serán evaluados. Todo
esto para exista flexibilidad dentro de las diferentes áreas para cualquier
cambio que pudiera surgir, evitar que coexistan funciones duplicadas, establecer
pocos niveles organizacionales, permitir que cada empleado se sienta orgulloso
de sus logros o de los de la empresa en general y por último mantener el mínimo
control dentro de la empresa. El diseño de las estructuras debe estar en
concordancia con la estrategia general del negocio y con la manera en la que se
desea administrar los recursos humanos.
Para identificar las áreas que
componen a una estructura es importante tener en cuenta que estas dependen directamente
de los procesos de trabajo que se llevan a cabo en la empresa. Cuando se desea
impulsar una función específica dentro de una institución, lo más recomendable
es crear un elemento estructural. Esto se puede realizar de tres formas:
- Creando departamentos completos encargados de un rol.
- Asignando la función a una sola persona o dos.
- Creando equipos temporales para proyectos claramente definidos.
La opción más recomendada es
la tercera.
El desarrollo estructural
permite que se establezcan líneas de interacción, mediante dependencias
directas e indirectas (staff). Creando comités interdisciplinarios formales y
permanentes cuya influencia afecta a varios departamentos. Y además formando
estructuras de tipo matricial, las cuales aseguran una mejor representación de
la participación de los trabajadores dentro de la empresa. Los puntos
anteriormente mencionados generan que los grupos de trabajo adquieran las características
de los equipos de alto rendimiento.
En cuanto a la determinación
de los niveles podemos decir que existen las siguientes características:
- La totalidad de la estructura puede contar con tres niveles: operativo, gerencial y directivo.
- Se suprime la supervisión.
- Se habilitan grupos de autogestión. Se dice que un grupo trabaja de manera autogestiva cuando: logran acuerdos, exploran alternativas para enfrentar los problemas, tienen compromiso para actuar y tienen un manejo de excusas.
El rol gerencial se caracteriza
por desarrollar contacto y empatía con las personas, orientar a los demás,
actuar como mentor y tutor, y confrontar y retar a las personas como estrategia
de motivación.Los directivos tienen como responsabilidad
la supervisión general de los sistemas de trabajo.
El diseño de las estructuras
debe contemplar también la repartición de roles. En una organización existen cuatro
fundamentales: productor, administrador, creativo e integrador.
El rol de productor se refiere al papel que
deben desempeñar muchos puestos de la organización para conseguir rápidamente los
resultados esperados. Como ejemplo serían los vendedores y obreros de producción.
El administrador es quien
debe mantener los controles en la organización; se encarga de llevar los
registros y memorias. Un ejemplo serán los contadores, encargados de seguridad,
etc.
El papel creativo es
responsable de la búsqueda de nuevas alternativas o de la innovación.
Ahora los encargados de
atender a las personas que conforman la organización son los integradores.
Otro factor importante que debe
tomarse en cuenta en el diseño de estructuras es la madurez organizacional de
la empresa. Esta madurez depende de la flexibilidad que logre conjuntar y de una tendencia de establecer controles y
mecanismos de normatividad.
Ciclo de vida de una organización:
nacimiento, infancia, adolescencia, madurez organizacional, ancianidad y muerte.
La madurez se distingue por
un adecuado equilibrio en la estructura, donde se siguen manteniendo pocos niveles,
flexibilidad en los cambios, departamentos pequeños y orientados a la innovación
en diferentes campos, reglas y procedimientos claros, concretos y suficientes, así
como una fuerte preocupación por mantener el cuidado de las personas que la
integran, impulsando el trabajo en equipo y la corresponsabilidad en el logro
de los resultados, apoyado en esquemas de cooperación entre las áreas que en la
competencia entre ellas.
Los puestos en las
estructuras organizacionales se definen en función de las Vargas de trabajo, de
los niveles de automatización y del grado de especialización que se desea que
mantengan entre sí.
El proceso con el que se
debe definir el número de puestos que integran una estructura es el
siguiente:
- Analizar la visión y la misión del negocio.
- Explicar el plan estratégico del negocio.
- Identificar el sistema de trabajo y los procesos clave.
- Elaborar los flujos de operación, políticas, procedimientos y roles.
- Determinar las áreas y los niveles que deben conformar la estructura.
- Determinar el número de puestos y las funciones específicas de cada uno de ellos.
Posterior a esto es
importante que exista una descripción de puestos, que se emplean como una
herramienta de definición de lo que se espera de una persona que es contratada
para realizar determinada función. Estas suelen elaborarse mediante entrevistas
con los ocupantes de dicho puesto, sus jefes directos y los clientes. Estas descripciones
facilitan la asignación de funciones, servir de guía para la capacitación,
facilitar la elaboración de perfiles de reclutamiento, facilitar la evaluación del
desempeño y revisar la coherencia de los sistemas de trabajo.
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